يعتقد البعض أن اجتماعات العمل مجرد إجراء روتيني لا فائدة منه،لكنها في الواقع فرصة لمتابعة أهداف الشركة وتطور العمل وفريق العمل
لتجربة قراءة أفضل تفضل بزيارة المقالة على زد
قيل في وصف اجتماعات العمل أنها مقبرة الأفكار الجيدة، وليتأمل الواحد منا كيف يقضي ساعات عمله - أي ثلث يومه - وعدد ما يتخلل عمله من اجتماعات مجدولة لمناقشة وحسم أمور مهمة وغير مهمة. ولا خلاف - في رأيي الشخصي - حول أهمية الاجتماعات وما تساهم به في دفع أمور العمل قُدما، والتقاء الأفراد لهدف موحد؛ ولكن يكمن الخلل في طريقة تنسيقنا للاجتماعات وإجرائها وما يعقبها، ولذلك سأسلط الضوء على ما ينبغي التحقق منه في سبيل اجتماع فاعل.
اجتماع لهدف واضح
بداية، لا بد من تحديد الهدف الرئيس من الاجتماع بشكل واضح، والتأكد من أن جميع المدعووين متفقون عليه، ويتأتى ذلك بكتابة الأجندة بتسلسل منطقي للمواضيع، سواء بالأهمية، أو بتعاقب التنفيذ أو غير ذلك، ويحدد لكل موضوع وقت كاف.
لا تتطلب كل الاجتماعات الحضور الجسدي
يتم بعد ذلك تحديد الوسيلة المثلى للاجتماع؛ هاتفيا، عبر سكايب، شخصيا في غرفة الاجتماعات، أو اجتماع سريع وقوفاً، ويميل الكثير للأخير لأنه لا يحتاج لكثير من التنسيق المسبق، وتغلب عليه السرعة في الإجراء، والوضوح للحضور. وبشكل عام، يفضّل الاختصار في وقت الاجتماع، فما يمكن الانتهاء منه في نصف ساعة، يتم الاكتفاء بحجز نصف ساعة، وهكذا.
توقيت الاجتماع مرتبط بالإنتاجية
بعد ذلك، يتم تحديد موعد مناسب للأشخاص المطلوب حضورهم، ويُراعى أن يكون في وقت مبكر من اليوم حتى يكون الجميع في أوج نشاطهم، بعيداً كذلك عن شؤون العمل الأخرى التي قد تشغل بعض الحضور، والتأكيد على الجميع بالالتزام بالوقت المحدد.
التحضير قبل الاجتماع
غني عن القول، ضرورة إشراك جميع المؤثرين الضروريين بالدعوة، وإرسال أجندة الاجتماع لهم قبل الاجتماع بموعد كاف للاطلاع وإبداء الملاحظات. كما يفضّل إرسال أي مواد مقروءة يراد عرضها أو نقاشها قبل الاجتماع والتأكيد على المدعوين أن يطلعوا عليها، فالاجتماع غالباً ما يكون للوصول لطرح وجهات النظر، والوصول إلى قرار، وليس المقام للتأمل في تفاصيل الأمور ومساعدة الحاضرين الوصول لرأي فردي لكل واحد.
إدارة اجتماعات العمل
قبل البدء بالاجتماع في وقته المحدد، يفضّل التحقق من حضور جميع المدعووين، فمن المزعج للحضور تكرار ما نوقش لشخص تأخر عن الحضور، ويقوم منسق الاجتماع بعرض الأجندة على الشاشة لتذكير الحضور ولتنبيههم في حال تأخر عن الحضور أحد المدعووين المهمين. ولعل من المناسب أيضا التأكيد على ضرورة توجيه الاهتمام للاجتماع وعدم الانشغال بأمور أخرى كالجوال والحاسب وغيره. ومن المفيد جدا للاجتماعات تعيين شخص كضابط للاجتماع، للتحكم بالوقت - البدء والانتهاء في الموعد المقرر -، و لضبط تناول المواضيع، وللمساعدة في تركيز الحوار وعدم التفرع فيما لا يفيد. ولتلافي استئثار شخص بالحديث دون الآخرين، يقوم ضابط الاجتماع بمنح الجميع فرصًا متساوية للمشاركة، ويحرص على ألا يقاطع شخصٌ شخصاً آخر. كما ينبغي أن تترك مدة معقولة في نهاية الاجتماع لاستقبال الأسئلة من الحضور، إن وجدت، والتأكد من حصر وتسجيل النقاط المهمة.
ماذا بعد الاجتماع؟
يحرص منسق الاجتماعات على تلخيص و مراجعة نهائية لمخرجات الاجتماع - النقاط المتفق عليها - خلال الاجتماع وتحديد الأفراد المسؤولين ومدة التنفيذ. وبعد نهاية الاجتماع، تُرسل مسودة المحضر للحضور للاطّلاع وإبداء الرأي قبل الاعتماد. أخيرا، احرص على المتابعة وتفعيل ما اتُفق عليه في الاجتماع حتى يكون الاجتماع مثمرا.
تابع قراءة عشرات المقالات الملهمة على زد
youssef
0 تعليقات المدونة 